Die Event-Vorbereitung

Ein gelungene Veranstaltung will gut geplant sein - erst recht, wenn dabei Medientechnik zum Einsatz kommt.

Die drei möglichen Arbeitsergebnisse "Live-Präsentation", "Veranstaltungs-DVD" und "Web-Videos" unterscheidet sich bereits in der Vorbereitung:

Für eine gelungene Live-Präsentation (Darstellung der Kamera-Bilder per Beamer und / oder per auf dem Gelände verteilten Monitoren) steht die Abstimmung ziwschen der Bildregie und den Kameraleuten im Vordergrund. Im Vorfeld muss hierbei mit Ihnen abgestimmt werden, welche Information über das Bild zu den Zuschauern transportiert werden soll und welche Zuspieler (z. B. DVDs oder Standbilder) zu welchem Zeitpunkt eingespielt werden sollen. Für die technische Ausstattung ist zudem wichtig, ob spontane Wiederholungen oder gar "slow motion"-Darstellungen bereitgestellt werden müssen. Sofern Ihre Veranstaltung mehrere " points of actions" besitzt, muss im Vorfeld geklärt werden, nach welchen Regeln welches Bildmaterial übertragen werden soll.

Für die Erstellung von Veranstaltungs-DVDs stimmen Sie bereits im Vorfeld der Veranstaltung das Konzept der DVD(s) mit uns ab. Daraus erstellt die Regie einen Aufnahmeplan für die Kameraleute, wobei selbstverständlich auf den konkreten Verlauf der Veranstaltung reagiert wird. Eine wichtige Randbedingung des Konzeptes ist der Umfang der Aufnahmen - sollen alle Ereignisse lückenlos dokumentiert werden (z.B. in Form aller Durchläufe der Wettkampfe) oder nur die "highlights" der Veranstaltung? Entsprechend variieren die Aufwände für die Aufzeichnung und auch die der Nachbearbeitung. Sollen zudem (Teilnehmer-)Ergebnisse, Personennamen o. ä. in die DVD eingearbeitet werden, so ist es notwendig, dass von Ihnen die entsprechenden Informationen bereitgestellt werden, z.B. in Form von Teilnehmer- und Ergebnislisten - in einer Form, die uns eine Zuordnung zu den aufgezeichneten Bildern erlaubt.

Die Planung zur Erstellung von " Web-Videos" ähnelt der für DVDs, allerdings sind die hierfür verwendeten Szenen wesentlich kürzer. Sofern diese nicht aus bereits für eine DVD geplantem Material erstellt werden, muss im Vorfeld geklärt werden. nach welchen Kriterien Szenen zur Verwendung als später clips aufgenommen werden sollen.

Unabhängig von der Art der Verwendung ist allen Szenarien eine Reihe von Maßnahmen gemein:

Bühnenbau
Schon während der Planungsphase sollten die Anforderungen der Videoaufzeichnung berücksichtigt werden, um später ein optimales Ergebnis zu erzielen. Insbesondere die passenden Freiräume für die Plazierung und Bewegung der Kameras, ggf. aber auch die Kabelführung zur Bildregie und Platzierung von Beamern und Leinwänden müssen bedacht werden.
Lichttechnik
Gutes Licht ist ein wesentlicher Faktor für die effektvolle Präsentation - und von entscheidender Bedeutung für die Qualität der Aufnahmen. Während wir uns zwar auf fast alle Lichtverhältnisse einstellen können, ist jedoch für uns die frühzeitige Vorbereitung wichtig, um in Zusammenarbeit mit den Beleuchtern die richtigen Blickwinkel und Einstellungen zu ermitteln. Insbesondere bei stark schwankenden Lichtverhältnissen ich eine effiziente Planung unerlässlich.
Tontechnik
Zwar wird in der Regel der Ton nicht über die Kameras ermittelt, dennoch brauchen wir für die spätere Erstellung von DVDs oder Web-Videos geeignetes Tonmaterial. Sofern nicht breits durch andere Anlagen aufgezeichnet, koppeln wir den Ton aus der Tonregie aus und zeichnen ihn, gg.f auch in mehreren Spuren, mit unserern Geräten auf. Umgekehrt liefern wir bei eventuellen Einspielern von DVD einen eigenen Ton an die Tonregie.
Moderation
Sofern eine Moderation der Veranstaltung erfolgt, ist für uns die grobe Kenntnis der geplanten Abläufe wichtig. Bei quasi vollständiger Aufzeichnung können wir bereits in der Vorbereitungsphase technische Belange (z. B. Bandwechsel bei der Aufzeichnung oder notwendige Standortwechsel der Kameras) in den Ablaufplan integrieren.

Die Planung ersetzt nicht die enge Abstimmung während der Veranstaltung, doch auch die Koordination am "Tag X" muss geplant sein: Wer ist der bzw. wer sind die weisungsberechtigten Ansprechpartner während der Veranstaltung, wieviel Vorlaufzeit benötigen wir für grundsätzliche Änderungen im Ablauf, wie werden Pausen der einzelnen Mitarbeiter (insbesondere Kameraleute mit Schulterkameras) mit den Veranstaltern abgesprochen, wohin können technische oder organisatorische Probleme eskaliert werden?

Auf Wunsch bringen wir Sie gerne mit kompetenten Partnern für die Bühnen-, Licht- und Tontechnik in Kontakt. Die von uns empfohlenen Firmen haben bereits bei früheren Projekten mit uns zusammengearbeitet.